Janin Arquitectura · Evo CRM

Manual del CRM Gavilán

Todo lo que necesitás para manejar el panel donde llegan las consultas de WhatsApp, se ordenan los interesados y trabaja el asistente ALE.

El panel vive en gavilan.nevoracrm.com. Se abre desde cualquier navegador, en computadora o celular. No hay que instalar nada.

Van a recibir su usuario y contraseña por separado. Cambien la contraseña apenas entren, desde su perfil.

Entrar por primera vez

Entrá a gavilan.nevoracrm.com con tu mail y la contraseña que te pasamos.
Andá a tu perfil y cambí la contraseña por una propia. Nadie del equipo técnico la necesita: si alguna vez alguien te la pide, no la des.
Guardá la dirección en favoritos. En el celular podés “agregar a pantalla de inicio” y queda como una app.

Si perdés la contraseña Usá la opción de recuperación en la pantalla de ingreso. Te llega un mail para generar una nueva.

El mapa del panel

Todo se navega desde la columna de la izquierda. Estas son las once secciones. En el día a día vas a vivir en las tres primeras.

Panel de ControlEl resumen: cuántas consultas entraron, cómo vienen los tiempos de respuesta.

ConversacionesLa bandeja de WhatsApp. Acá se lee y se responde. Es la pantalla principal.

ContactosLa ficha de cada interesado: nombre, teléfono, mail, etiquetas e historial.

PipelinesEl tablero por etapas comerciales, de “consulta nueva” hasta “operación cerrada”.

ProductosCatálogo de unidades, cuando esté cargado.

AutomatizacionesReglas automáticas: asignar, etiquetar o avisar cuando pasa algo.

JornadasSecuencias de seguimiento a lo largo del tiempo.

CampañasEnvíos masivos. Usar con criterio: WhatsApp penaliza el spam.

AgentesALE y su configuración. Acá se edita cómo responde el asistente.

CanalesLa conexión con WhatsApp y otros canales.

ConfiguracionesUsuarios, equipos, etiquetas, respuestas rápidas y plantillas.

Arriba a la derecha, siempre disponibles: el signo de pregunta abre la ayuda, el sol cambia entre modo claro y oscuro, la campana muestra las notificaciones, y el círculo con tus iniciales abre tu perfil y la salida.

El día a día

Leer y responder consultas

Entrá a Conversaciones. A la izquierda está la lista, al centro el chat.

Activas es la pestaña por defecto: lo que está abierto.
El ícono de la cajita, arriba a la derecha de la lista, muestra las archivadas.
Filtros acota por etiqueta, canal o responsable.
El buscador encuentra por nombre, teléfono o texto del mensaje.

Cuando querés tomar vos una conversación

Este es el punto más importante del sistema, y conviene entenderlo bien.

Mientras ALE atiende, responde solo. En el momento en que una persona del equipo entra a responder, ALE se calla en esa conversación. Es a propósito: evita que el cliente reciba dos respuestas cruzadas y que el bot pise algo que vos ya negociaste.

ALE tampoco vuelve a meterse por su cuenta en esa charla. Si querés devolvérsela, hay que reactivarla explícitamente desde la conversación.

Regla práctica Si entraste a mirar, no pasa nada. Si entraste a escribir, esa conversación ya es tuya hasta que la devuelvas.

Mover un interesado por las etapas

El tablero de Pipelines ordena a cada interesado según en qué punto está. Las etapas son:

Consulta nueva Calificado Derivado a asesor En seguimiento Reserva Operación cerrada Descartado

Se arrastra la tarjeta de una columna a la otra. ALE mueve las primeras etapas; de “derivado a asesor” en adelante lo maneja el equipo.

Etiquetar para poder filtrar después

Las etiquetas son la forma de encontrar gente más adelante: todos los que buscan dos ambientes, todos los que necesitan financiación, todos los que quedaron con una visita pendiente.

Se aplican desde la ficha del contacto o desde la conversación. Se administran en Configuraciones › Etiquetas.

Consejo Una etiqueta sirve cuando podés filtrar por ella. “Precio” no sirve, porque todos tienen precio. “Necesita financiación” sí, porque separa un grupo del resto.

Respuestas rápidas

Textos que usás todo el tiempo y no querés reescribir. Están cargadas en Configuraciones › Respuestas Rápidas y se insertan en el chat con un atajo.

Ya hay siete listas: financiacion, entrega, amenities, gastos, permutas, reserva y visita. Cubren justo los temas que ALE deriva.

Probar el asistente

Antes de conectar el número de WhatsApp definitivo, pueden chatear con ALE desde el propio panel y ver exactamente cómo responde.

Entrá a Canales.
Abrí el canal janin-arquitectura.
Andá a Constructor del Widget y elegí Vista Previa.
Escribí en la caja de mensaje como si fueras un interesado.

Todo lo que hablen por ahí entra en Conversaciones como una conversación más, así ven también cómo se registra el interesado.

Qué esperar en esta etapa ALE todavía no informa precios ni disponibilidad, porque esos datos no están cargados. Está hecho a propósito para que no invente nada: esas consultas las deriva. Lo que sí pueden evaluar es el tono, cómo pide los datos y en qué casos pasa la conversación a una persona.

Sumar gente al panel

En Configuraciones › Usuarios ven quién tiene acceso. Hay dos formas de agregar a alguien.

Invitar por mail — recomendado

Entrá a Configuraciones › Usuarios.
Tocá Invitar en Masa.
Pegá los mails, uno por línea o separados por coma.
Tocá Enviar Invitaciones. Cada persona recibe un mail y elige su propia contraseña.

Crear el usuario a mano

El botón Nuevo Agente abre un formulario que pide nombre, mail, función y una contraseña que vos elegís por esa persona. Funciona, pero implica que se la tengas que hacer llegar por algún lado.

Funciones

Al crear o invitar a alguien se elige su Función. Hay tres:

Función	Qué puede hacer	Para quién
Agent	Ver y responder conversaciones, cargar contactos, mover tarjetas del pipeline	Vendedores y personal de atención
Account Owner	Todo lo anterior, más usuarios, etiquetas, canales, el asistente y la configuración de la cuenta	Los responsables del negocio
Super Admin	Control total de la instalación	El equipo técnico que administra el sistema

Como regla: quien tiene que decidir y configurar va como Account Owner; quien solo atiende va como Agent.

El asistente ALE

Vive en Agentes, que se abre en tres subsecciones: Agentes (el listado), Herramientas Personalizadas y MCPs Personalizados. Estas dos últimas son técnicas y no hace falta tocarlas.

Qué se ve en la pantalla de Agentes

Nuevo Agente de IA crea un asistente.
Gestionar Claves API guarda la clave del proveedor de inteligencia artificial. Es lo que le da “cabeza” al asistente.
Exportar Todos baja la configuración como respaldo. Conviene hacerlo antes de cambios grandes.

Qué podés cambiar sin riesgo

Los textos: mensaje de bienvenida, mensaje fuera de horario, mensaje al derivar. Y los datos comerciales que ALE informa, cuando cambie una condición.

Avisanos antes de tocar Las instrucciones internas del agente, los casos de derivación y los límites de lo que no debe responder. Ahí es fácil romper algo sin darse cuenta: un cambio de una línea puede hacer que ALE empiece a confirmar disponibilidad o a negociar precios.

Los límites de ALE, y por qué existen

Por diseño, ALE no inventa precios ni disponibilidad, no confirma reservas, no promete condiciones que no le informaron, no negocia y no da asesoramiento legal ni impositivo. Cuando no tiene una respuesta segura, deriva.

Deriva a una persona en siete casos: quiere coordinar una visita, quiere reservar, quiere negociar el precio, pide hablar con alguien, consulta por una unidad sin disponibilidad confirmada, hace una consulta legal o impositiva, o el asistente no encuentra una respuesta segura.

La conexión con WhatsApp

Se administra en Canales. Ahí figuran todos los canales posibles —Widget Web, WhatsApp, Instagram, Facebook Messenger, Telegram, SMS, Email y API— con su estado.

La conexión de WhatsApp funciona como WhatsApp Web: se escanea un código QR desde el teléfono y el panel queda vinculado como un dispositivo más.

El teléfono tiene que seguir prendido La vinculación depende del celular principal. Si el teléfono se queda sin batería, sin internet, o alguien cierra la sesión desde Dispositivos vinculados, el canal se cae y ALE deja de recibir mensajes.

Si se desconecta

Entrá a Canales y mirá el estado del canal de WhatsApp.
Tocá Gestionar.
Pedí un QR nuevo y escanealo desde el teléfono, en Dispositivos vinculados.
Si el estado no vuelve a “Activo” en unos minutos, escribinos.

No desvincules el dispositivo desde el teléfono Es la causa número uno de que el bot “deje de andar”. Si tenés que hacer limpieza de dispositivos vinculados en el celular, avisá antes.

Cuando algo no anda

Lo que ves	Qué suele ser	Qué hacer
ALE no responde a nadie	Se cayó la conexión de WhatsApp	Revisar el estado en Canales y reconectar el QR
ALE no responde en una charla puntual	Alguien del equipo la tomó	Es lo esperado. Reactivar ALE en esa conversación si querés devolvérsela
Entran mensajes pero no aparecen contactos	Problema de sincronización	Avisarnos
ALE contesta algo equivocado	Falta o está mal un dato de su configuración	Mandarnos la captura de la conversación
No podés entrar al panel	Contraseña	Usar la recuperación por mail desde la pantalla de ingreso

Cuando nos escribas por un problema, mandanos captura de pantalla, número del contacto y hora aproximada. Con eso lo ubicamos en los registros enseguida.

Buenas prácticas

Contestá las derivaciones rápido. ALE avisa cuando alguien pide hablar con una persona. Cuanto más tarda esa respuesta, más se enfría el interesado.
Etiquetá mientras hablás, no después. Después no se hace nunca.
Mové las tarjetas de etapa aunque parezca burocrático: es lo que después te dice cuántas consultas se convirtieron en visitas.
Avisanos cuando cambie una condición comercial. Si sube un precio o cambia la financiación y ALE no se entera, va a seguir informando lo viejo.
No uses Campañas para envíos masivos en frío. Es la forma más rápida de que WhatsApp bloquee el número.